مدیران و کارکنان یک برند با حضور در یک جلسه کاری، به دنبال حل مشکلات موجود در شرکت یا بررسی ایده خاصی هستند. البته حاضر شدن در جلسات کاری باید مطابق آداب و نکاتی صورت بگیرد تا شخصیت کارکنان و مدیران آن مجموعه زیر سوال نرود.
از جمله مهم‌ترین نکات مهم برای حضور در جلسات کاری، خوش پوش بودن با استفاده از انواع یونیفرم شرکتی و سازمانی است. مجموعه بزرگ ایندو فرم، سال‌های زیادی در زمینه تولید این نوع از محصولات فعال بوده و توانسته با تولیدات با کیفیت خود، رضایت مشتریان را با حفظ شان آن‌ها در جلسات کاری به دست آورد.
آداب و نکات مهم برای حضور جلسات کاری
برای اینکه شخصیت کارکنان و مدیران یک مجموعه در جلسه کاری حفظ شود؛ باید به یک سری نکات مهم در هنگام حضور در جلسه کاری، توجه کنند.
استفاده از لباس‌های آراسته
برای شرکت در جلسه کاری حتما لباس‌های تمیز، اتو شده و مناسب موقعیت جلسات را انتخاب کنید. در بعضی از جلسات، پوشیدن کت شلوار رسمی و اداری توسط آقایان یا پوشیدن مانتو فرم اداری توسط خانم‌ها، نیاز نیست. انتخاب لباس برای حضور در جلسات کاری باید کاملا متناسب با اندازه شما باشد.
معرفی حاضرین در جلسه
در صورتی که مسئول برگزاری جلسات کاری هستید؛ حتما افراد حاضر در آن جلسه را به یکدیگر معرفی کنید. با این کار علاوه بر معرفی افراد حاضر در آن جلسه، سمت‌های شغلی آن‌ها را نیز بیان کنید.
اهمیت فاکتور وقت‌شناسی در جلسات
حضور سر وقت در جلسه و توجه به فاکتور وقت‌شناسی را باید از جمله مهم‌ترین نکات برای حاضر شدن در جلسات کاری معرفی کرد. در صورت حضور به موقع شما به عنوان کارمند یا مدیر، شخصیت خود را در نظر دیگران با اهمیت جلوه خواهید داد.
به عبارتی با حضور به موقع، به همگان اعلام خواهید کرد که جلسات کاری و حاضر شدن در آن برای شما مهم است. در صورتی که محل جلسات کاری از محیط کار شما دور است؛ ترافیک و راه‌های دسترسی به آن محل را در نظر داشته باشید تا به موقع به جلسه برسید.
استفاده از فاکتور زمان‌بندی زمان اظهار نظر کردن
صحبت کردن و اظهار نظر کردن در رابطه با موضوع جلسه، نشان از اهمیت موضوع برای شما است. بنابراین قبل از حضور در جلسات، نکات قابل بیان را یادداشت کرده و سپس در محل جلسه برای همگان بخوانید. البته سعی خود را بر کوتاه، مفید و مختصر صحبت کردن بگذارید تا دیگران نیز وقت برای اظهار نظر کردن داشته باشند.
خوردن و آشامیدن
از مهم‌ترین نکات حضور در جلسه کار، عدم خوردن میوه یا کیک است. در صورت وجود نوشیدنی مانند آب، آبمیوه یا چای می‌توانید آن‌ها را میل کنید. اما تحت هیچ شرایطی میوه یا کیک مصرف نکنید.
استفاده از تلفن همراه
گوشی هوشمند خود را خاموش یا در حالت سکوت قرار دهید تا با صدای زنگ تلفن یا پیامک، تمرکز دیگر افراد حاضر در جلسه بهم نخورد. همچنین قرار دادن گوشی روی میز و در معرض دید همگان، بسیار زشت و ناپسند است. در صورت برقراری یک تماس اضطراری، حتما از حضار در جلسه عذر خواهی کرده و سپس از محل جلسه خارج شوید.
انتخاب صندلی مناسب
در صورتی که به هر دلیلی باید جلسه کاری را زود‌تر از بقیه ترک کنید؛ نزدیک‌ترین صندلی به درب خروجی را انتخاب کنید. همچنین در صورتی که دیر به جلسه رسیدید؛ برای بر هم نزدن تمرکز دیگران، روی اولین صندلی بنشینید. در صورت رعایت این نکته، به افراد حاضر در جلسه‌های کاری احترام خواهید گذاشت.
عدم انجام عادات عصبی
بسیاری از افراد با تکان دادن دست یا پا‌های خود، استرس و عصبانیت خود را کنترل خواهند کرد. این عزیزان در جلسات کاری، باید از انجام چنین کار‌هایی جلوگیری کنند. زیرا با تیک‌های عصبی خود، تمرکز دیگران را بر هم خواهند زد. بدون شک انجام چنین رفتار‌هایی شخصیت شما در محیط کاری زیر سوال خواهد برد.
صادقانه صحبت کردن
صحبت براساس آمار، منطق و صداقت تاثیر چشمگیری روی افراد حاضر در جلسات کاری خواهد گذاشت. بنابراین هنگام سخن گفتن در جلسه‌ها، حتما این موارد را رعایت کنید تا سخنان شما در رابطه با موضوع دستور جلسه بر ذهن مخاطبان موثر واقع شود.
پچ پچ نکردن
در صورت پچ پچ کردن با افراد، یک حس منفی را به دیگران القا خواهید کرد. حتی اگر موضوع بحث‌های در گوشی یا پچ پچ، مهم یا در ارتباط با موضوع جلسه باشد؛ نباید چنین کاری انجام دهید. زیرا علاوه بر ایجاد احساسات منفی، تمرکز دیگران نیز از بین خواهد رفت.
عدم انجام رفتار نامتعارف
در صورتی که فضای محل جلسه برای شما گرم است؛ از مسئول جلسه خواهش کنید کولر را روشن کند یا اینکه با عذر خواهی جمع را ترک کرده و با شستن دست و صورت خود خنک شوید. سپس به محل جلسه برگردید. هرگز با دست، خود را باد نزنید یا اینکه عرق پیشانی را با دست‌های خود، پاک نکنید. برای حفظ شخصیت خود، حتما رفتار‌های نامتعارف را کنار گذاشته و مودبانه عمل کنید.
اجازه برای ضبط صدا یا تصویر
در صورتی که نیاز به تصویر‌برداری از جلسه است؛ حتما از حاضرین در آن جلسه اجازه بگیرید. با این کار در کنار احترام گذاشتن به آن‌ها، شخصیت خود را نشان خواهید داد.
واضح صحبت کردن
در زمان صحبت کردن درباره موضوع جلسه رسا، واضح و شمرده صحبت کنید. در صورتی که صحبت‌های شما برای حاضرین در جلسه قابل فهم نباشد؛ چاره‌ای جز پرسیدن از دیگران ندارند. بدون شک در چنین موقعیتی، نظم جلسه از بین خواهد رفت.
عدم قطع کردن صحبت دیگران
هنگامی که در زمان سخنرانی یکی از افراد حاضر در جلسه، سوالی برای شما به وجود آمد یا به صحبت‌های او اعتراض دارید؛ هرگز سخنان او را قطع نکنید. پس از تمام شدن حرف‌های او، اعتراض یا سوال خود را در رابطه با سخنان آن شخص واضح بیان کنید. مطمئنا با انجام چنین کاری، شان و شخصیت خود را به دیگران نشان خواهید داد.
مشخص کردن زمان شروع و پایان جلسه
در صورتی که مسئولیت انجام جلسات کاری بر عهده شما است؛ حتما تاریخ و ساعت دقیق شروع و پایان جلسه را به افراد حاضر اعلام کنید. بدون شک با انجام و مشخص کردن محدوده زمان جلسات، به افراد اعلام خواهید کرد که زمان و دقیقه‌ها نزد شما دارای اهمیت و احترام هستند.
نکات مهم برای حضور کارکنان در جلسه کاری
از جمله مهم‌ترین نکات برای حضور کارکنان و مدیران، مشخص کردن زمان شروع و پایان جلسات است. در صورت تعیین محدوده زمانی مشخص، بدون شک کارکنان و مدیران امکان شرکت در جلسات کاری را خواهند داشت. در صورت عدم حضور برخی از اعضای یک مجموعه، جلسه‌های کاری شروع نخواهند شد.
به طور مثال در جلسه هیئت مدیره یک شرکت، تمام اعضا باید حضور داشته باشند تا بررسی موضوع دستور جلسه امکان‌پذیر شود. بنابراین زمانی که شما مسئولیت برقراری جلسات کاری را دارید؛ باید به چند نکته مهم و ضروری برای حضور فعال افراد در آن جلسه‌ها توجه کنید.
- پس از تعیین زمان و تاریخ جلسه‌های کاری، با مدیران و کارکنانی که حضور آن‌ها در جلسه لازم است؛ هماهنگ شوید. در بعضی از موارد به دلیل مشغله‌های کاری، امکان حضور فردی غیر ممکن است. در چنین موقعیتی اصلا جلسه، تشکیل نخواهد شد.
- در هنگام تعیین ساعت و تاریخ برای جلسه‌های کاری، روز‌های تعطیل یا استراحت را نباید انتخاب کنید. بدون شک با انتخاب بهترین زمان ممکن برای تشکیل جلسه، کارکنان و مدیران حضور فعال خواهند داشت.
- در صورتی که مسئولیت برقراری جلسات کاری را دارید، از ورود به موارد حاشیه‌ای پرهیز کنید.
- تعداد افراد حاضر در جلسه را محدود به نفراتی کنید که حضور آن‌ها واجب است. بدون شک برقراری نظم و هماهنگی برای تشکیل جلسه با ۷ نفر راحت‌تر از ۲۵ نفر خواهد بود.
- اتاق یا محل جلسات کاری را از هر نظر با دقت بررسی کنید تا تمام شرایط برای انجام جلسه فراهم باشد. به طور مثال، سیستم‌های صوتی یا تصویری را چک کنید تا خراب نباشند. همچنین وسایل پذیرایی از حاضران مانند میوه، شیرینی و آبمیوه در جلسه مهیا باشد.
- مدت زمان برگزاری جلسه‌های کاری را نیز کوتاه در نظر بگیرید. برگزاری یک جلسه ۵ ساعته، برای بیان مطلبی که نیم ساعت حل خواهد شد؛ خسته‌کننده است.
- در صورتی که مدیر مجموعه یا مسئول برقراری جلسات کاری هستید؛ حتما نیم ساعت قبل سایر اعضا در محل حاضر شوید. همه موارد مانند سیستم‌های صوتی یا حضور تمام افراد حاضر در جلسه را دوباره چک کنید تا مشکلی وجود نداشته باشد.
سخن پایانی
در صورت که جلسه کاری طولانی و بدون برنامه‌ریزی باشد؛ کارکنان از حضور در آن امتناع خواهند کرد. بنابراین به عنوان مدیر مجموعه یا شرکت، تعداد جلسه‌های کاری مجموعه را کم کرده و همچنین زمان انجام آن را با کارکنان هماهنگ کنید تا آن‌ها برای حضور در جلسات کاری خود را آماده کنند.
خانم‌های برای حضور در جلسه‌های کاری می‌توانند با انتخاب مانتو اداری و فرم از مجموعه ایندو فرم، پوشش شیک و زیبایی داشته باشند. امکان خرید انواع کت و شلوار‌های اداری برای آقایان از مجموعه معتبر ما فراهم شده است. مدیران و کارکنان با انتخاب یونیفرم‌های سازمانی یکی از آداب حضور در جلسات را رعایت خواهند کرد.
